Écrire un courriel parfait: petit guide en 5 étapes

• Marque employeur 19 mars 2019 4 min.

Au bureau, le maintien d’un climat agréable nécessite des efforts, des compromis et… une bonne communication!

Dans le cadre d’un sondage, 800 professionnels ont été interrogés sur les principaux irritants rencontrés au travail. En tête de liste: les appels mains libres dans un espace ouvert et le commérage. Aucune surprise. Pourtant, dans ce palmarès des 10 pires comportements, 5 concernent un outil de communication facile à maîtriser: le courriel.

D’apparence anodine, l’envoi de courriels internes est tout un art. Il faut choisir avec soin le contenu, le destinataire, la forme et le ton des messages, comme dans une stratégie marketing!

Si une mauvaise publicité peut nuire à la réputation d’une entreprise, un courriel écrit trop rapidement peut envenimer vos relations professionnelles. Pas convaincu? Prenons le cas de figure suivant:

Jeanne se penche toute la semaine sur un projet urgent et réussit à le compléter dans les temps. Fière de son accomplissement, elle envoie un courriel détaillé à sa superviseure, Marie. Assistant à une conférence, Marie répond distraitement : « OK. »

On peut facilement voir comment cet échange peut générer un malentendu disproportionné! Jeanne perçoit probablement la brièveté de Marie comme un manque de reconnaissance, ou même de l’indifférence, alors que Marie était simplement occupée.

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Si, comme Marie, il vous arrive de rédiger un courriel sans réfléchir aux interprétations possibles, voici 5 éléments à vérifier avant d’appuyer sur envoyer.

1. Comment bien commencer un courriel?

L’introduction d’un courriel, c’est un peu comme une poignée de main lors d’une première rencontre: elle donne le ton pour la suite. Il faut donc soigner ses premiers mots, surtout lorsqu’on s’adresse à quelqu’un qui ne nous connaît pas encore. Opter pour la bonne formule d’appel est essentiel pour démarrer sur de bonnes bases. Pour un collègue, on peut se permettre d’utiliser son prénom, mais avec un client, mieux vaut opter pour un « Bonjour Madame/Monsieur ».

Ensuite, pas de détour inutile! Dès le début du message, il est important d’exprimer rapidement l’intention. Même si l’objet du courriel est clair, les premières phrases doivent orienter immédiatement votre interlocuteur sur le contenu.

2. Est-ce que toutes les personnes clés sont dans l’envoi?

Par personne clé, nous entendons les gens directement concernés. Aucun besoin de répondre à tous si ce n’est pas nécessaire. Il s’agit d’ailleurs de l’un des 5 irritants relevés dans le sondage!

3. Votre texte est-il clair?

Donnez toute l’information utile, ni plus ni moins. Assurez-vous que le contexte est précisé et que le destinataire a tout en main pour répondre à votre demande. Un roman composé de plein de paragraphes fait paraître votre requête trop compliquée, alors qu’un message comportant seulement une pièce jointe semble brusque et sème la confusion.

Si vous devez transmettre beaucoup d’informations, une mauvaise nouvelle ou quelque chose de plus complexe, comme un brief, un appel ou une rencontre pourrait être plus efficace.

À noter: l’objet du courriel est aussi important que le texte, faites en sorte qu’il soit clair et concis.

4. Sonnez-vous humain ou robot?

Puisqu’ils sont concis et qu’ils ne véhiculent pas le non verbal, les courriels neutres sonnent négatifs par défaut. Les marques de politesse sont essentielles. Sans elles, il y a des chances que vous sembliez brusque, en colère ou froid même si ce n’est pas votre intention. Imaginez recevoir ce courriel de votre patron, sans mise en contexte et sans indication de son état d’esprit: «Il faut parler de ton projet. » Bonjour l’angoisse!

Faites donc en sorte «d’enrober» votre courriel avec une introduction, des salutations et une signature.

5. Faites-vous un bon usage de l’emphase?

Si un ton robotique paraît brusque, le contraire laisse aussi place aux malentendus. Gardez les points suivants en tête:

• LES MAJUSCULES SONT AGRESSIVES, C’EST COMME CRIER.
• Le soulignement, l’italique et le gras peuvent sembler négatifs s’ils sont utilisés aux mauvais endroits. Ces marques devraient mettre en évidence des passages importants dans un long courriel, et non des mots comme vraiment, urgent et aujourd’hui.
• Attention à la ponctuation excessive !!!!!??!! Elle crée un effet dramatique qui peut sembler trop insistant. Même chose pour les points de suspension, ils vous font paraître mécontent…
• Les émoticônes et l’humour sont souvent mal interprétés dans les courriels. Il vaut mieux reformuler si vous croyez que votre texte est trop direct.

À la lumière de ces conseils, il est évident que, pour éviter des frictions, Marie aurait dû attendre d’être moins occupée et taper:

Bonjour Jeanne,

Merci pour ce suivi. Je suis à l’extérieur du bureau pour la journée, je prendrai donc le temps de lire attentivement ton rapport lundi matin.

Passe un bon week-end,

Marie

Clair, concis et humain. Quand on connaît la recette, écrire un bon courriel n’est pas sorcier. Assurez-vous simplement qu’il soit facile à comprendre, qu’il véhicule bien votre personnalité et bien-sûr, qu’il soit écrit sans faute de grammaire.