Facilitez l’accueil et l’intégration des nouveaux avec votre manuel de l’employé

Marque employeur 9 juin 2020 6 min.

Le premier jour au bureau est souvent synonyme de la lecture du manuel de l’employé. Passage obligé dans l’accueil et l’intégration des nouvelles recrues, ce document dans sa forme traditionnelle se résume souvent à des textes légaux un peu austères et franchement ennuyants.

Manuel de l'employé, concept illustré par Bang Marketing

C’est quoi un manuel de l’employé?

Le manuel de l’employé est un outil précieux qui permet aux employeurs d’établir des lignes directrices et des attentes claires à l’égard de leur personnel. Il s’agit d’une ressource complète qui décrit les politiques, les procédures et les protocoles de l’entreprise, offrant aux employeurs un cadre structuré pour communiquer des informations essentielles à leurs employés. Qu’il s’agisse d’exposer la mission et les valeurs de l’organisation ou de détailler les politiques d’emploi, le manuel de l’employé joue un rôle crucial dans la promotion de la cohérence et la garantie d’une approche unifiée au sein de l’entreprise. En outre, il sert de point de référence aux employeurs pour transmettre d’importantes obligations légales, telles que le respect de la législation et de la réglementation en matière d’emploi. En fournissant un manuel de l’employé complet et bien conçu, les employeurs peuvent communiquer efficacement leur vision, favoriser un environnement de travail positif et aligner leur personnel sur des objectifs et des valeurs communs.

Pourquoi avoir un manuel de l’employé?

Si certaines politiques doivent absolument être énoncées, qui a dit que vous ne pouviez pas transformer votre manuel en un outil soutenant votre marque employeur? Il s’agit du premier document d’entreprise que vos nouveaux talents liront, aussi bien en faire une lecture frappante leur confirmant qu’ils ont fait le bon choix! Un manuel bien pensé et bien écrit peut aussi venir bonifier votre marque employeur, et instaurer un sentiment de loyauté chez vos recrues, nouvelles ou non.

Comment rédiger un manuel de l’employé original: 6 conseils de pros

Maintenant que nous avons établi le pourquoi du comment, il est temps de se pencher sur le fond, mais surtout la forme! Voici quelques pistes pour s’éloigner de l’austère guide traditionnel mentionné plus haut.

Passez au numérique (ou à un très joli PDF)

Entrer dans l’ère numérique vient avec son lot d’avantages. Plus facile à mettre à jour et plus doux sur l’environnement (et les frais d’impression), votre manuel a le potentiel d’être nettement plus dynamique. Vous pouvez bien sûr opter pour un PDF, mais plusieurs outils gratuits et faciles d’utilisation peuvent vous aider à créer un guide qui sort de l’ordinaire. Nous aimons par exemple les manuels créés sur Trello, une plateforme collaborative permettant l’intégration de photos, d’hyperliens, de textes et de documents. Sous cette forme, votre manuel ne prendra pas la poussière au fond d’un tiroir, il deviendra une plateforme de transmission des connaissances qui pourra évoluer dans le temps.

Adoptez un ton qui vous ressemble

La bonne nouvelle, c’est que beaucoup d’entreprises s’en tiennent au strict minimum ou dupliquent des modèles de manuels d’employés standards. Ce n’est donc pas trop difficile de se distinguer! Si certaines politiques légales doivent être conservées telles quelles, rien ne vous empêche d’ajouter une introduction ou d’autres sections qui reflètent votre personnalité. Vous pouvez même faire preuve d’humour si votre marque employeur s’accorde avec ce registre. En rendant la lecture agréable, vous favoriserez l’adhésion à votre culture dès le jour un. Et comme vous le savez, employé engagé = marque employeur en santé!

Présentez votre entreprise

Les premiers jours dans une nouvelle entreprise sont parfois déroutants. Pas facile de noter puis de mémoriser la multitude d’informations que l’on reçoit. Votre manuel de l’employé peut ainsi rassembler toutes ces informations essentielles qui permettent de comprendre le fonctionnement de votre entreprise. Pour favoriser une adaptation éclair de vos recrues, proposez par exemple un organigramme de vos équipes, et présentez vos offres de façon synthétique. Incluez également une rubrique sur vos valeurs, votre mission et votre histoire, pour que vos nouveaux talents puissent rapidement saisir votre culture d’entreprise.

Donnez des conseils utiles

Peut-on inclure autre chose que des règles de conduite dans un manuel de l’employé? La réponse est oui! Faites-en un outil pratique, en ajoutant par exemple des conseils d’apparence anodins, mais ô combien importants. Proposez un guide sur l’utilisation de votre machine à café ultra sophistiquée ou sur les techniques secrètes qui permettent de faire redémarrer votre imprimante. Ajoutez une liste des restaurants préférés de votre équipe pour dîner, l’emplacement des inventaires de stylos et d’agrafeuses, tout ce qui peut faciliter les premiers jours dans un nouvel univers professionnel. En plus de favoriser un ton léger et décontracté, ces rubriques apporteront une nouvelle dimension à votre manuel. Celui-ci deviendrait ainsi une trousse à outils qui accompagnera vos employés tout au long de leur intégration.

Créez un manuel de l’employé véritablement pensé pour l’employé. Voyez-le comme un guide de survie pour apprivoiser votre entreprise.

Montrez ce qui rend votre équipe unique

S’intégrer dans une nouvelle équipe, ce n’est jamais facile. Surtout si votre gang est tissée serrée! Pourquoi ne pas ajouter dans votre manuel de l’employé un aperçu des choses qui vous rassemblent? Vos collaborateurs aiment se réunir pour jouer à des jeux de société? Votre équipe de hockey s’est fait une belle réputation dans les ligues amateurs? N’oubliez pas de communiquer ces petits plus qui vous rendent spécial. Car au-delà de défis professionnels stimulants, vos talents recherchent aussi une aventure humaine. Proposez ainsi une section qui reflète l’âme du groupe, et insérez-y par exemple des photos de ces moments de vie qui rendent votre entreprise attachante.

Ne négligez pas la mise en forme

Comme tout autre outil marketing, votre manuel de l’employé doit être conçu pour accrocher le regard. Un look ludique comprenant des photos, des illustrations et les couleurs de votre entreprise participera à rendre l’expérience plus agréable.

L’élaboration d’un manuel de l’employé efficace est une étape essentielle dans la mise en place d’une main-d’œuvre cohésive et bien informée. En suivant ces 6 conseils, vous pouvez faire en sorte que votre manuel soit une ressource précieuse, fournissant aux employés les informations nécessaires pour s’épanouir au sein de votre organisation. Qu’il s’agisse d’exposer clairement les politiques de l’entreprise ou de promouvoir une culture de travail positive, un manuel bien conçu ouvre la voie à un environnement de travail productif et harmonieux. Voyons donc quels sont les éléments essentiels d’un manuel parfait, afin que vos employés disposent des connaissances dont ils ont besoin pour réussir.

Aide-mémoire pour faire un manuel de l’employé modèle

Un message de bienvenue et une introduction
Les énoncés de mission, vision et valeurs de l’entreprise
Vos différentes politiques en place
Votre code de conduite / code du travail
La classification des emplois au sein de votre entreprise
Les horaires de travail et la politique en lien avec les heures supplémentaires
La rémunération et les avantages sociaux
La politique en matière de congés
Vos attentes en terme de performance
D’autres informations importantes relatives à votre métier: cette section peut concerner la technologie et l’utilisation des données, la confidentialité et la propriété intellectuelle, ou encore la santé et la sécurité au travail
Un accusé de réception, où les employés peuvent signer et reconnaître qu’ils ont reçu et compris votre manuel de l’employé

Quelques exemples de manuels de l’employé

Le Netflix Culture Book
Le Manuel pour les nouveaux employés de Valve
Le Employee Culture Code de Hubspot

Vous aimeriez en mettre plein la vue à ceux qui se joignent à votre équipe? Créer des outils marketing aussi intéressants que pertinents, c’est notre raison d’être! Appelez-nous pour donner une cure de jeunesse à votre manuel de l’employé.