7 astuces pour des rapports annuels plus captivants

Outils de communication 7 décembre 2021 3 min.

Combien de fois les mots «hourra, c’est l’heure du rapport annuel!» ont-ils été prononcés dans le monde des entreprises modernes? Probablement très peu. En voyant ce document atterrir dans ses courriels, l’employé moyen s’imagine sûrement une présentation sans saveur.

Et si vous surpreniez votre équipe cette année?

Pour un rapport annuel aussi intéressant que pertinent

La rigueur et le cadre établi qu’exige un bilan annuel ne sont pas incompatibles avec une approche intéressante. Après tout, il s’agit souvent d’une occasion de réfléchir à l’avenir, à vos bons coups et aux opportunités d’amélioration. Quoi de mieux qu’une petite touche marketing pour faire passer plus facilement le message? Voici nos astuces.

1. Pensez à l’ergonomie de votre document

Soyons honnêtes, la majorité des gens liront probablement votre rapport annuel en diagonale. Aucun mal à cela. Favorisez une lecture efficace en identifiant clairement le contenu de chaque section et en proposant un résumé exécutif en haut de page. Assurez-vous que les informations importantes soient bien visibles. Une section «à retenir» composée d’une liste à puces est aussi toujours appréciée.

2. Accordez de l’attention à la présentation

C’est bien connu, la présentation graphique joue pour beaucoup dans la réceptivité des lecteurs et la rétention d’information. Jetez un œil à votre charte graphique et soyez créatif! Si nous avions qu’un seul conseil à vous donner sur ce plan: less is more. Laissez respirer votre contenu et misez sur le visuel pour faire parler vos chiffres.

3. Articulez chaque section en trois temps

Vous avez planché sur une stratégie en début d’année, et avez redoublé d’efforts pour l’appliquer? C’est l’heure d’y retourner. Abordez chaque point de votre bilan annuel de la manière suivante: ce qui s’est passé, ce que vous aviez prévu et comment vous envisagez la suite.

4. Injectez une dose d’humanité

Le mot du président peut être un bon moyen de mettre les investisseurs en confiance et d’inspirer les employés. Assurez-vous qu’il sonne vrai, laissez tomber les formules ampoulées et soyez bref.

Si plusieurs personnes doivent s’exprimer dans le bilan, vérifiez qu’elles ne se répètent pas et limitez l’espace qui leur est alloué. Il pourrait aussi être intéressant de répartir ces messages dans différentes sections du rapport ou d’inclure des témoignages pertinents d’employés ou de clients.

5. Repensez le format de votre document

Qui a dit qu’il devait s’agir d’un document textuel? Ou même que vous deviez vous en tenir à un seul format? Diversifier les modes de transmission de l’information peut vous aider à mieux faire comprendre vos points. Par exemple: une rétrospective des moments forts de l’année pourrait bien vivre sous forme de ligne du temps, alors qu’un aperçu des statistiques de ventes ferait une infographie intéressante et que le résumé d’un projet se présenterait bien en vidéo.

6. Divisez votre livrable

Si votre rapport annuel est composé de plusieurs sections bien distinctes, vous pourriez en faire plusieurs fichiers, téléchargeables individuellement. C’est une bonne manière de faciliter la vie aux lecteurs qui ne sont concernés que par certains sujets.

7. Partagez votre bilan annuel avec soin

Comment présentez-vous généralement votre bilan? Par courriel? Lors d’une rencontre en présentiel? Avec tous les nouveaux outils à notre portée, c’est peut-être l’occasion de repenser votre processus.

Grâce aux rencontres virtuelles, vous pourriez par exemple organiser une présentation sommaire, suivie d’une période de questions-réponses planifiée le lendemain. Vous pourriez aussi tenir plusieurs petites conférences au fil de la journée, permettant ainsi aux personnes concernées de se joindre aux rencontres qui les intéressent.

Bref, ce ne sont pas les idées qui manquent pour rendre votre rapport annuel plus accrocheur! Oubliez les conventions, l’important, c’est d’arriver à bien communiquer vos réflexions.

Que vous en soyez à mettre en page votre bilan… ou à prendre des mesures afin de concrétiser vos objectifs pour l’année prochaine, toute l’équipe de Bang est à votre disposition! Faites-nous signe.